DO ŚWIADCZONYCH PRZEZ „MGM” USŁUG W ZAKRESIE ZARZĄDU / ZARZĄDZANIA NALEŻY:

1. PRZEDMIOT ZLECENIA

1. Przedmiotem zlecenia jest zarządzanie terenem oraz budynkami wraz z lokalami mieszkalnymi i użytkowymi będącymi we władaniu Wspólnot Mieszkaniowych.

2. CZYNNOŚCI PRAWNE I FAKTYCZNE

1. Zawieranie wszelkich umów i zleceń (w tym umów o dostawę mediów oraz świadczenia usług wynikających z zarządzania) z instytucjami prawnymi i osobami fizycznymi.

2. Dokonywanie rozliczeń w ramach zawartych umów w oparciu o kontrolę ich wykonania
3. Wybór najkorzystniejszego oferenta świadczonej usługi i przestrzeganie trybu postępowania przy zawieraniu umowy (współpraca z Zarządem Wspólnoty lub Radą Wspólnoty).

III. OBSŁUGA FINANSOWO – KSIĘGOWA

1. Prowadzenie pełnej obsługi finansowo-księgowej Wspólnoty Mieszkaniowej a w szczególności:

a/ rozliczanie właścicieli lokali z terminowego dokonywania wpłat ustalonych przez Wspólnotę (windykacja należności – włącznie ze zlecaniem pełnej obsługi prawnej zadłużenia na całkowity koszt dłużników),

b/ prowadzenie szczegółowej ewidencji przychodów i kosztów (księgi rachunkowe – program księgowy),

c/ prowadzenie ewidencji i dokumentacji pomocniczej,

d/ sporządzanie sprawozdania finansowego dla członków Wspólnoty a także dla Urzędu Skarbowego – BILANS

2. Założenie konta Wspólnoty (w przypadku kiedy Wspólnota nie posiada konta lub zamierza zmienić konto) i prowadzenie szczegółowych rozrachunków,

   – umocowanie przedstawicieli Zarządu/ Rady Wspólnoty jako pełnomocników a także wgląd Zarządu/R. Wspólnoty do systemu bankowości elektronicznej (bez możliwości przeprowadzania transakcji).
   

3. Rozliczanie mediów (2x w roku), oraz przedstawianie właścicielom indywidualnego zestawienia wpłat i należności wraz z Saldem (obligatoryjnie 2 x w roku oraz przesyłanie zestawienia naliczeń i wpłat na każdą indywidualną prośbę właściciela).

4. MGM posiada program “LOKALE” MM-Soft z możliwością uaktywnienia usługi “lokale net” (możliwość internetowego podglądu za pomocą osobistego loginu i hasła – 24h – stan salda, naliczenia, rozliczenia, odczyty liczników, informacje).

4. TECHNICZNA OBSŁUGA BUDYNKU

1. Zlecanie, prowadzenie i nadzór nad realizacją obowiązkowych przeglądów technicznych, instalacji gazowej, przewodów spalinowych, wentylacyjnych, instalacji elektrycznej, odgromowej, wentylacji mechanicznej itp.– w rozumieniu prawa budowlanego. Prowadzenie książki obiektu budowlanego.

2. Zlecanie i nadzorowanie remontów na przedmiotowej nieruchomości (po uprzednim wyborze ofert w uzgodnieniu Radą Wspólnoty/Zarządem)*. *(Rada Wspólnoty-przedstawiciele Wspólnoty do współpracy z Zarządcą – w przypadku przekazania Zarządu i Zarządzania osobie z zewnątrz).

3. Sporządzanie bilansu potrzeb remontowych w układzie rzeczowo-finansowym jako materiał do planu gospodarczego.

4. W przypadku nowych budynków będących w okresie rękojmi  – egzekwowanie od (Developera, Inwestora) usuwania usterek powstałych w okresie gwarancji. Dokonywanie przeglądów gwarancyjnych w obecności przedstawicieli Zarządu/Rady Wspólnoty, Inwestora/Developera oraz inspektora nadzoru .

4. SPRAWOWANIE KONTROLI NAD UTRZYMANIEM CZYSTOŚCI BUDYNKU WRAZ Z TERENEM ZEWNĘTRZNYM ORAZ UTRZYMANIEM ZIELENI

1. Podpisywanie umów z firmą sprzątającą oraz zieleniarską.

2. Kontrola obiektu pod kątem sprzątania przez firmę sprzątającą i usuwania śmieci oraz odpadów z części wspólnej nieruchomości, odśnieżania oraz likwidacji śliskich nawierzchni.

3. Ustalanie zakresu czynności w tym mycia klatek schodowych , okien.

– Zlecanie wywozu śmieci nietypowych.

4. Kontrola nad firma zieleniarską dot. opieki nad terenami zielonymi.

5. Szczegółowy zakres czynności zostanie przedstawiony Wspólnocie przez Firmę porządkową oraz zieleniarską.

6. W przypadku kiedy właściciele są zadowoleni z dotychczasowej firmy/osoby sprzątającej lub zajmującej się zielenią – nie narzucamy nikogo z kim współpracujemy i honorujemy decyzję właścicieli.

VI. CZYNNOŚCI ZWIĄZANE Z ZARZĄDZANIEM :

1. Przygotowywanie PLANU GOSPODARCZEGO (rocznego/ 5-cio letniego) zawierającego;

a/ w części eksploatacyjnej przedstawiającego zakres i kalkulację zal. eksploatacyjnej,

b/ w części remontowej przedstawiająca przewidywany zakres remontów oraz kalkulację Funduszu Remontowego,

c/ w części mediów – przewidywane zaliczki na pokrycie opłat za media ( prognozy)

2. Przygotowanie wszystkich dokumentów związanych z zarejestrowaniem Wspólnoty Mieszkaniowej (Regon, NIP, konto bankowe Wspólnoty) oraz dokonanie wszystkich czynności z tym związanych ( dot. Wspólnot w których nie dopełniono tych czynności).

3. Przygotowanie (wzoru) STATUTU Wspólnoty oraz REGULAMINU PORZĄDKOWEGO (jeżeli Wspólnota takowych nie posiada).

4. Przygotowywanie, zwoływanie i obsługa zebrań Wspólnoty.

5. Ścisła współpraca z Zarządem/Radą Wspólnoty – informowanie o wszystkich ważnych sprawach dotyczących Wspólnoty.
   

6. Prowadzenie pełnej korespondencji e-mailowej oraz tradycyjnej, kontakt telefoniczny.
   

7. Przyjmowanie wszelkich zgłoszeń i wniosków właścicieli, ich ewidencjonowanie w taki sposób aby Wspólnota miała obraz ich realizacji pod względem rzeczowym, merytorycznym i finansowym.

8. Prowadzenie ewidencji osób zamieszkałych w przedmiotowej nieruchomości dotyczące ustalania opłat za poszczególne media.

9. Prowadzenie wszystkich spraw związanych z zarządzaniem Wspólnotami Mieszkaniowymi w oparciu o ustawę z dnia 24 czerwca 1994 r. „o własności lokali” ( z późniejszymi zmianami).

10. Reprezentowanie Wspólnoty przed organami Administracji, Sądem i innymi urzędami ( jeżeli będzie taka wola Wspólnoty).